Betriebskosten fiktive Kosten: Ein BGH-Urteil mit großer Wirkung
Dürfen Vermieter für Gartenpflege und Hausmeisterdienste fiktive Kosten eines Drittunternehmens abrechnen, obwohl eigenes Personal eingesetzt wurde?
Diese Frage betrifft Millionen Mietverhältnisse. Die Entscheidung des BGH – gestützt auf § 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV – wird deshalb auch in Zukunft eine zentrale Rolle bei Betriebskostenabrechnungen spielen.
Was ist passiert? Fiktive Kosten in der Betriebskostenabrechnung
Im Mittelpunkt stand ein Mietverhältnis aus Köln. Die Vermieterin stellte dem Mieter eine Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2008 zu. Die Abrechnung endete mit einer Nachforderung von 175,38 Euro. Davon beglich der Mieter 100 Euro; über die verbleibenden 75,38 Euro entstand ein Rechtsstreit.
Besonders strittig waren zwei klassische Positionen der Betriebskostenabrechnung:
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Gartenpflege
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Hausmeisterdienste
Dabei hatte die Vermieterin nicht die tatsächlich entstandenen Personalkosten ihrer eigenen Mitarbeiter angesetzt. Stattdessen nutzte sie fiktive Kosten eines Drittunternehmens, basierend auf einem detaillierten Leistungsverzeichnis und einem konkreten Angebot der Firma T.
Diese Methode führte zur Klage – und letztlich bis vor den Bundesgerichtshof.
Hintergründe: Warum standen fiktive Betriebskosten in der Abrechnung?
Der Grund für die Streitigkeit liegt in einem Kernproblem der Betriebskostenabrechnung:
Sobald Vermieter eigene Mitarbeiter für Betriebskostenleistungen einsetzen, entsteht eine schwierige Abgrenzung. Denn interne Mitarbeiter erledigen häufig auch nicht umlagefähige Tätigkeiten, zum Beispiel:
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Verwaltung
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Instandhaltung
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Reparaturen
Das führt zu Abgrenzungsschwierigkeiten zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten. Genau hier setzt der Gesetzgeber an: § 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV ermöglicht Vermietern, eigene Sach- und Arbeitsleistungen mit einem Betrag anzusetzen, der für eine gleichwertige Drittleistung angefallen wäre.
Der BGH führte aus, dass gerade institutionelle Eigentümer – etwa Wohnungsunternehmen – hiervon profitieren dürfen, weil ihre technischen Mitarbeiter regelmäßig gemischte Aufgaben wahrnehmen.
Damit soll eine praktikable, rechtssichere Abrechnung gewährleistet werden.
Worüber wurde gestritten? Fiktive Betriebskosten und die Abrechnung
Der Mieter vertrat die Auffassung, dass nur tatsächlich entstandene Kosten angesetzt werden dürften. Er argumentierte:
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Fiktive Drittunternehmerkosten seien unzulässig.
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Das Angebot der Firma T. sei nicht ausreichend detailliert.
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Die Vermieterin müsse offenlegen, wie sich die tatsächlichen Arbeitskosten ihrer Mitarbeiter zusammensetzen.
Die Vermieterin hingegen verwies auf:
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Ein detailliertes Leistungsverzeichnis für Hausmeister- und Gartenpflegearbeiten.
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Ein konkretes Angebot der Firma T., das monatliche Kosten von 1.130 Euro (Hausmeister) und 789 Euro (Gartenpflege) auswies.
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Ihre Befugnis nach § 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV, fiktive Kosten ansetzen zu dürfen.
Während das Amtsgericht Köln die Klage zunächst abgewiesen hatte, gab das Landgericht Köln der Vermieterin Recht. Die Sache landete in der Revision beim BGH.
Urteil des BGH: Fiktive Betriebskostensind zulässig
Der Bundesgerichtshof bestätigte das Urteil des Landgerichts Köln und damit die Position der Vermieterin. Die Revision des Mieters wurde vollständig zurückgewiesen.
Der BGH entschied:
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Die Vermieterin durfte fiktive Kosten eines Drittunternehmens ansetzen.
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Die vorgelegten Unterlagen – Leistungsverzeichnis und Angebot – genügten zur schlüssigen Darlegung der angesetzten Betriebskosten.
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Es sei nicht erforderlich, dass das Drittunternehmen sein Angebot nach Zeitaufwand oder Stundenlohn detailliert aufschlüsselt.
Damit wurde endgültig klargestellt: Fiktive Kosten sind zulässig, wenn der Vermieter die Leistungen durch eigenes Personal erbringt, aber auf ein Drittangebot zurückgreift.
Die Begründung: Warum Betriebskosten fiktive Kosten erlaubt sind
Der BGH begründet seine Entscheidung rechtlich und praktisch:
1. Gesetzliche Grundlage – § 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV
Der Gesetzgeber erlaubt ausdrücklich die Abrechnung zu fiktiven Preisen. Diese Norm dient der „Vereinfachung der Abrechnung“ und soll Abgrenzungsschwierigkeiten vermeiden.
2. Kein Unterschied zwischen privaten und institutionellen Vermietern
Sowohl private Vermieter als auch große Wohnungsunternehmen dürfen die Regelung nutzen.
3. Streitvermeidung und Abrechnungssicherheit
Durch fiktive Kosten entfällt die Notwendigkeit, interne Personalstrukturen offenlegen zu müssen. Das reduziert Streitpotenzial erheblich.
4. Schlüssiger Vortrag der Vermieterin
Das Gericht betonte, dass die Vermieterin:
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ein detailliertes Leistungsverzeichnis eingereicht hatte, inklusive Flächenangaben und Turnus (z. B. Mähintervalle),
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ein konkretes Angebot eines Drittunternehmens vorlegte,
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dieses als „günstigstes Angebot“ bezeichnete.
Das reichte dem Gericht aus.
5. Kein Beweis für unrealistische Kosten
Der Mieter hatte keine substantiellen Einwände erhoben. Die Revision konnte keinen übergangenen Vortrag feststellen.
Damit verbunden stellte der BGH klar: Es reicht nicht aus, lediglich zu behaupten, die Kosten seien „unrealistisch“.
Bedeutung für die Zukunft: Betriebskosten fiktive Kosten als Standard?
Das Urteil hat weitreichende Bedeutung – sowohl für Vermieter als auch für Mieter.
1. Vermieter erhalten Handlungssicherheit
Vermieter dürfen nun eindeutig:
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eigene Arbeitsleistungen abrechnen,
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fiktive Kosten eines Drittunternehmens verwenden,
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ohne Detailoffenlegung interner Personalstrukturen.
Das macht Abrechnungen effizienter und rechtssicherer.
2. Mieter müssen Drittunternehmerangebote genauer prüfen
Mieter können nicht mehr pauschal einwenden, dass fiktive Kosten unzulässig seien.
Stattdessen müssen sie im Einzelfall nachweisen:
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dass das Angebot unrealistisch ist,
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dass günstigere Alternativen existieren,
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oder dass das Leistungsverzeichnis fehlerhaft ist.
3. Abgrenzung der Tätigkeiten bleibt umgangen
Eine der größten Herausforderungen in der Betriebskostenabrechnung – die Trennung von umlagefähigen und nicht umlagefähigen Arbeitsinhalten – muss bei Einsatz eigener Mitarbeiter künftig nicht mehr im Detail offen gelegt werden.
Das bedeutet eine deutliche administrative Entlastung.
4. Einfluss auf zukünftige Rechtsprechung
Dieses Urteil wird künftig als Referenzfall dienen, insbesondere in Streitigkeiten rund um:
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Hausmeisterdienste
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Gartenpflege
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Winterdienst
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Hausreinigung
Überall dort, wo Vermieter eigenes Personal einsetzen, bietet das Urteil eine klare Orientierung.
5. Transparenz bleibt dennoch wichtig
Auch wenn das Urteil Vermieter stärkt, sollten sie:
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stets mehrere Drittangebote einholen,
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Leistungen klar beschreiben,
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Angebote dokumentieren,
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auf realistische Preise achten.
Dies verhindert spätere Streitigkeiten.
Fazit
Mit dem Urteil VIII ZR 41/12 schafft der BGH Klarheit über ein Thema, das in der Praxis häufig zu Konflikten führt. Die Möglichkeit, Betriebskosten auf Basis fiktiver Kosten abzurechnen, stärkt die Rechtssicherheit für Vermieter und schafft klare Leitplanken für Mieter. Voraussetzung bleibt jedoch, dass die angesetzten Werte durch konkrete Drittangebote nachvollziehbar belegt werden.
Damit wird eine transparente, praktikable und rechtssichere Betriebskostenabrechnung möglich, ohne dass interne Strukturen offengelegt oder komplex abgegrenzt werden müssen.
(BGH-Urteil v. 14.11.2012, Az. VIII ZR 41/12)
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